Wie dokumentieren Sie den Zustand vor der Abgabe?
Eine nachvollziehbare Zustandsdokumentation entsteht vor der Abgabe und nicht erst bei einer späteren Rückfrage. Sie halten den sichtbaren Zustand, die Lichtverhältnisse und das mitgegebene Zubehör in einer festen Reihenfolge fest, die eine andere Person ohne mündliche Erklärung nachvollziehen kann.
Die Aufnahmen und die Liste ersetzen keine Vertragsklausel und keine spätere Bewertung durch den Leasinggeber. Sie dienen dazu, den Zustand zum Zeitpunkt der Rückgabe selbst geordnet festzuhalten und Abweichungen sachlich zu benennen. Arbeiten Sie dafür bei Tageslicht, mit Nahaufnahmen einzelner Kratzer und mit einer kurzen Liste der mitgegebenen Teile.
Reihenfolge für Fotos bei Tageslicht
Fotografieren Sie das Fahrzeug bei gleichmäßigem Tageslicht, möglichst ohne direkte Sonne auf dem Lack und ohne Blitz. Schatten und grelle Reflexe verdecken feine Kratzer, während hartes Gegenlicht Kanten überstrahlt. Wählen Sie einen freien Platz, an dem alle Seiten vollständig im Bild stehen, und halten Sie die Kamera möglichst auf gleicher Höhe.
Gehen Sie das Fahrzeug in einer festen Reihenfolge ab, damit später jede Stelle zuordenbar bleibt. Beginnen Sie vorn links und gehen Sie im Uhrzeigersinn um das Auto, also Front, rechte Seite, Heck und linke Seite. Danach folgen Dach, Motorhaube, Kofferraumdeckel, alle vier Räder mit Reifenprofil und Felge sowie die sichtbaren Unterbodenkanten, soweit sie ohne Anheben zu sehen sind.
Nehmen Sie zuerst Übersichtsaufnahmen aus etwa zwei bis drei Metern Abstand auf und danach denselben Bereich etwas näher. Jede Übersicht sollte an die vorherige Aufnahme anschließen, damit zwischen den Karosserieteilen keine Lücke entsteht. Fotografieren Sie Kennzeichen und Fahrzeugidentifizierungsnummer einmal lesbar, ohne weitere persönliche Unterlagen ins Bild zu legen.
Wiederholen Sie dieselbe Reihenfolge im Innenraum, beginnend mit Armaturenbrett, Sitzen, Türverkleidungen, Himmel, Laderaum und Bedienblende. Notieren Sie Laufleistung, Datum und Uhrzeit in einer kurzen Zeile, die zu den Dateinamen passt. Löschen Sie keine Aufnahme nur deshalb, weil der Bereich unauffällig wirkt, denn ein vollständiger Satz ist später klarer als eine nachträgliche Auswahl.
Nahaufnahmen von Kratzern
Jeden sichtbaren Kratzer, Steinschlag, jede Delle und jeden auffälligen Fleck fotografieren Sie in zwei Schritten. Zuerst zeigen Sie das betroffene Bauteil im Zusammenhang, etwa die ganze Tür oder den ganzen Stoßfänger. Danach folgt eine Nahaufnahme, auf der die Schadstelle den größten Teil des Bildes einnimmt und die angrenzende Kante noch erkennbar bleibt.
Legen Sie für die Nahaufnahme ein neutrales Vergleichsmaß daneben, zum Beispiel ein Lineal oder eine Münze, und achten Sie darauf, dass das Maß die Schadstelle nicht verdeckt. Fotografieren Sie längere Kratzer einmal entlang ihrer Richtung und einmal leicht von der Seite, damit Verlauf und Tiefe sichtbar werden. Verzichten Sie auf den Blitz, weil helle Punkte auf dem Lack die Oberfläche überdecken.
Schreiben Sie zu jeder Nahaufnahme eine kurze Positionsangabe in derselben Reihenfolge wie die Fotos. Eine einfache Zeile genügt, etwa rechte Vordertür unterhalb des Griffs oder Heckklappe links neben dem Schloss. Zeigt ein Bereich mehrere kleine Steinschläge, reicht eine Übersicht der Zone zusammen mit Nahaufnahmen der deutlichsten Stellen.
Prüfen Sie die Bilder noch vor Ort auf dem Display und vergrößern Sie die Schadstelle. Unscharfe oder zu dunkle Aufnahmen wiederholen Sie sofort bei demselben Licht. Speichern Sie die Dateien unverändert und benennen Sie sie fortlaufend, damit die Nummer in der Liste und der Dateiname übereinstimmen.
Einfache Liste der mitgegebenen Teile
Erstellen Sie vor der Abgabe eine einfache Liste aller Teile, die Sie zusammen mit dem Fahrzeug übergeben. Gehen Sie dafür den Innenraum, den Kofferraum und, falls vorhanden, das Fach unter dem Ladeboden einzeln durch. Tragen Sie nur Gegenstände ein, die Sie tatsächlich mitgeben, und vermerken Sie fehlende Teile offen, statt sie als vorhanden vorauszusetzen.
Typische Positionen sind alle Schlüssel einschließlich Ersatzschlüssel, Serviceheft oder digitale Servicenachweise, Bedienungsanleitung, Warnweste, Warndreieck, Verbandkasten, Fußmatten, Gepäcknetz, Reserverad oder Pannenset sowie ein Dachgepäckträger, wenn dieser zum Fahrzeug gehört. Bei Fahrzeugen mit externer Lademöglichkeit gehören Ladekabel und, sofern bei der Überlassung erhalten, die Ladekarte in dieselbe Liste.
Gleichen Sie die Liste mit den Unterlagen aus der Fahrzeugüberlassung ab und ergänzen Sie keine Angaben, die dort nicht stehen. Wenn Vertrag oder Übergabeprotokoll bestimmte Reifen, ein Navigationsmedium oder eine Anhängerkupplung nennen, prüfen Sie diese Punkte einzeln und notieren Sie den vorgefundenen Zustand in wenigen Worten. Eine Zeile wie Sommerreifen montiert, Winterräder im Kofferraum, Profil fotografiert ist klarer als eine pauschale Bemerkung.
Lassen Sie die Liste vor der Abgabe von beiden Seiten durchsehen. Jede Position erhält einen kurzen Status, zum Beispiel vorhanden, fehlt oder mit Hinweis übergeben. Die Liste bleibt bei Ihren Fotoordnern und wird nicht nachträglich umgeschrieben, damit Zustand und Zubehör zum Zeitpunkt der Rückgabe nachvollziehbar bleiben.